חיפוש מתקדם>>

,
תחום:תוכנות
מחלקה:תמיכה במשתמש
תאריך: 01-12-2001

 

אין גבול לדרישות שאנו דורשים מ-Word. כמובן, אנו מצפים מ-Word שיסייע לנו בעיצוב ה"צורה" של המסמכים שלנו. אבל מדוע ש-Word לא ירים גם את תרומתו גם בשיפור ה"תכנים הלשוניים" של המסמכים? אכן, אפשר לקבל עזרה מעין זו לפחות בארבעת התחומים המרכזיים הבאים, שיפורטו במאמר זה:

א. שימוש במילונים לצורך תרגום מילים מעברית לאנגלית ולהפך;

ב. שימוש באגרון או מילון למילים נרדפות (thesaurus) כדי להעשיר ולגוון את המסמכים;

ג. בדיקת האיות בעת הקלדת המסמכים;

ד. בדיקת האיות לאחר הקלדת המסמכים;

 נסביר להלן כיצד אפשר להעפיל כל אחת מן האפשרויות האלו.

א. שימוש במילונים לצורך תרגום מילים בעת כתיבת מסמכים

אפשר להיעזר במילון ש-Word מעמיד לרשותנו כדי לתרגם מילים בזמן כתיבת מסמכים. המילון פועל בשני כיוונים: עברית-אנגלית וגם אנגלית- עברית. אפשר להעלות על הדעת שני מצבים עיקריים שבהם כדאי להשתמש במילון זה.

          1)  אם כותבים מסמך באנגלית וחסרה לנו מילה, אפשר לכתוב את המילה בעברית, לקבל את התרגום האנגלי בעזרת המילון, ולשלב אותו בתוך המסמך.

          2) אם קוראים מסמך אנגלי ולא יודעים את פירושה של מילה אחת בטקסט, אפשר להפעיל את המילון ולקבל את פירושה מייד על המסך.

ללא ספק, השימוש במילון הזה הוא מועיל מאוד. כיצד מפעילים אותו?

          1) יש לשים את הסמן על המילה שאת פירושה מבקשים לברר.

          2) בתפריט כלים, יש ללחוץ על שפה, ולאחר מכן על מילון.

 טיפים למי שמפעיל את המילון העברי:

  • אם מבקשים לדעת פירושו של פועל, יש לשים את הפועל בתצורת עבר גוף שלישי.
  • אם מבקשים לדעת פירושו של שם עצם, יש לשים את שם העצם בתצורת יחיד.

טיפים למי שמפעיל את המילון האנגלי:

  • אם מבקשים לדעת פירושו של פועל, יש לשים את הפועל בזמן הווה - Present.
  • אם מבקשים לדעת פירושו של שם עצם, יש לשים את שם העצם ביחיד.

מומלץ מאוד להתקין למילון "קיצור-דרך" (Shortcut), כלומר צירוף מקשים, למי שמבקש להפעיל אותו במהירות. בדרך-כלל הצירוף המומלץ לצורך זה הוא Alt D. להתקנת קיצור-דרך, יש לבצע את הפעולות הבאות:

          1) בתפריט כלים, יש ללחוץ על התאמה אישית, ולאחר מכן על התיבה לוח מקשים.

          2) בחלון קטגוריות יש לבחור כלים, ובחלון פקודות יש לבחור ToolsDictionary.

          3) בתיבה הקש מקש קיצור דרך יש להקיש Alt D.

          4) יש ללחוץ על התיבה הקצה, ואחר כך על התיבה סגור ושוב סגור.

ב. שימוש באגרון או מילון למילים נרדפות

עזר רב-כוח נוסף הוא האגרון או מילון למילים נרדפות. אפשר להשתמש בו כדי להעשיר את מרקם הטקסטואלי של המסמכים שלנו. לצערנו, Word מספק את הכלי הזה רק באנגלית (אבל אפשר להשיג אגרון עברי בתשלום מיוחד).

אופן הפעלת האגרון:

          1) שמים את הסמן על המילה שמבקשים להמיר.

          2) בתפריט כלים, יש ללחוץ על שפה, ולאחר מכן על אוצר מילים.
או
          2) יש ללחות על SHIFT F7

 ג. בדיקת איות בעת ההקלדה

ג. 1. הפעלת איות אוטומטי.

כדי לבדוק את האיות בעת הקלדת המסמכים, יש לבצע את הצעדים הבאים

          1) בתפריט כלים, יש ללחוץ על אפשרויות, ולאחר מכן על הכרטיסייה בדיקת איות ודקדוק.

           2) יש לבחור את התיבה בדוק איות בעת ההקלדה.

           3) יש לנקות את התיבה הסתר שגיאות איות במסמך זה.

           4) יש ללחץ על אישור.

 

בעת הקלדת המסמך, משתמש Word בקווים תחתונים מסולסלים אדומים כדי להראות שגיאות איות אפשריות.

ג.2. תיקון שגיאות שמופיעות בעת ההקלדה.

כדי לתקן שגיאה שמופיע עם קו תחתון אדום בזמן ההקלדה:

          1) יש לשים את סמן העכבר על המילה שמתחתיה קו מסולסל אדום.

          2) יש ללחוץ על הלחצן הימני של העכבר או על Shift F10

           3) בתפריט הקיצור הנפתח, יש לבחור בדיקת איות.

ג.3. ביטול האיות האוטומטי.

          1) בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות, ולאחר מכן על הכרטיסייה בדיקת איות ודקדוק.

          2) יש לבחור את התיבה הסתר שגיאות איות במסמך זה.

          3) יש ללחץ על אישור.

ג. 4. תקלות בעת הפעלת האיות האוטומטי.

הפעלת האיות האוטומטי ב-Word 97 הוא פשוט מכיוון שאפשר להפעילו רק במקום אחד (כפי שתואר בסעיף ג.1). המצב מסתבך ב-Word 2000 מכיוון שאפשר להפעיל/לבטל את האיות האוטומטי בשני מקומות נוספים שנפרט להלן. מורכבות זו יכולה לגרום להתנגשויות, וכתוצאה מכך קשה לפעמים להפעיל את האיות האוטומטי. אם האיות האוטומטי לא פועל ב-Word 2000, למרות שההוראות המצוינות בסעיף ג.1 בוצעו כראוי, יש לבדוק את שני המצבים הנוספים הבאים:

מצב ראשון:

           1) בתפריט כלים, יש ללחוץ על שפה, ולאחר מכן על הגדרה שפה.

          2) יש לנקות את התיבה אל תבדוק איות או דקדוק.

כאן מצב שני:

           1) בתפריט עיצוב, יש ללחוץ על סגנון, ולאחר מכן יש לבחור סגנון Normal

          2) יש ללחוץ על שינוי, ולאחר מכן על עיצוב, ולבסוף על שפה.

          3) יש לנקות את התיבה אל תבדוק איות או דקדוק.

          4) יש לשמור את הגדרה החדשה של סגנון Normal.

ד. בדיקת איות לאחר הקלדת מסמך

לפעמים רוצים לכתוב בחופשיות, ללא ההפרעה או ההטרדה שבהופעת הקווים האדומים המסולסלים ש-Word שם מתחת למילים שהוא "חושב" כשגויות. במקרים שמבקשים להפעיל את בדיקת האיות לאחר השלמת כתיבת המסמך, אפשר לפעול בשתי הדרכים האלה:

יש ללחוץ F7
או
בתפריט כלים, יש ללחוץ על בדיקת איות ודקדוק

לאחר הפעלת האיות, Word סורק את הטקסט ומחפש מילים שיש בהם שגיאות אפשריות. אם נמצאה מילה כזו, מייד נפתח החלון הבא:

בהיפתח החלון הזה, אפשר לבצע את הפעולות הבאות:

·    אם מבקשים לשלב בטקסט את המילה המוצעת כתיקון, יש ללחוץ שנה.

  • אם מבקשים לשלב בטקסט את המילה המוצעת כתיקון בכל המקרים שבהם מופיעה אותה השגיאה, יש ללחוץ שנה הכל.
  • אם מבקשים לדלג על המילה המוצעת כתיקון, יש ללחוץ התעלם.
  • אם מבקשים לדלג על כל המקרים שבהם מופיעה המילה המוצעת כתיקון, יש ללחוץ התעלם מהכל.

·אם בודק האיות מציע מילה לתיקון אבל המילה שנמצאה כשגויה היא נכונה, אפשר להוסיף את המילה השגויה למילון. במקרה זה יש ללחוץ על הוסף. לאחר ביצוע פעולה זו, המילה הזו לא תופיע עוד כמילה שגויה.