לוטוס נוטס

זכאים לקבלת השירות

כל עובדי אוניברסיטת בר-אילן.

פירוט השירות

מערכת לוטוס נוטס כוללת מגוון רחב של יישומים, חלקם הגדול פרי פיתוח עצמי של מדור מערכות מינהל. יישומים אלה הינם כלי חשוב, המאפשר התייעלות וקיצור של תהליכי עבודה משרדיים ועבודה שיתופית של כלל משתמשי המערכת בבר-אילן.

1

דף פתיחה

 

דף הפתיחה של לוטוס נוטס הוא המסך הראשון שמשתמש נוטס יראה בעת הכניסה למערכת.

הדף פותח על מנת לרכז במקום אחד את כל השירותים הנגישים למשתמש נוטס: מאגרים אישיים (דואר, יומן ומשימות), מאגרי מסמכים, ספרי כתובות (מחלקתי, פנימי ואישי), לוח מודעות ארגוני ואישי ועוד קישורים שימושיים אחרים.

 

2

ניהול מסמכים

 

מערכת ניהול המסמכים "מאור 2000" מאפשרת לנהל את כל מסמכי היחידה בצורה קלה ונוחה.  המערכת פותחה ע"י אגף החשב הכללי במשרד האוצר.

ניתן ליצור מסמכים, להעניק הרשאות קריאה וכתיבה, לבצע חיפושים מורכבים, ואף להעזר במערכת הגיבויים האוטומטיים בעת הצורך. הפצת המסמכים פשוטה ותורמת לחיסכון בנייר ובגודל תיבת הדואר.

המערכת תומכת במסמכים הנוצרים בכלי Office((Word, Excel, PowerPoint. ניתן לקרוא מסמכי Acrobat ולהציג קובצי תמונה,לייבא מסמכים מסוגים שונים, כולל מסמכים סרוקים.

עבודה וניהול נכונים של המסמכים במאגר המסמכים תקל על מציאת המסמך ועל השימוש בו בעתיד.

בנוסף למאגרי המסמכים המחלקתיים, קיימים גם מאגרי מסמכים ציבוריים:

 

מאגר טפסים, המכיל טפסים של היחידות השונות בבר-אילן

 

מאגר נהלים, המכיל את נהלי האוניברסיטה

 

3

ספרי כתובות

 

בלוטוס נוטס קיימים מספר ספרי כתובות:

 

ראשי, בו רשומים כל משתמשי נוטס

 

מחלקתי, בו כל מחלקה מנהלת את אנשי הקשר החיצוניים במקום מרכזי ונגיש לכל אנשי המחלקה, כולל בקרה ע"י מערכת הרשאות.

 

פנימי, המחליף את ספר הטלפונים הפנימי המודפס של מחלקת התקשורת. כמו כן, נכללים בו כתובות דוא"ל של כל עובדי הארגון וכל כתובות הדוא"ל המחלקתיות.

 

אישי, בו כל משתמש מנהל את אנשי הקשר הפרטיים שלו.

 

ניתן לבצע סינכרון של ספר הכתובות האישי והמחלקתי עם מכשיר כף-יד וסלולר.

 

4

לוח מודעות

 

לוח המודעות מאפשר שיתוף ידע עדכני ודינמי בין קהילת משתמשי לוטוס נוטס. ניתן לפרסם בו הן הודעות ארגוניות והן הודעות אישיות. בלוח המודעות מתפרסמים  גם מכרזיים פנימיים,  וכן , להבדיל, מודעות אבל.

 ניתן להירשם לקבלת עידכונים אוטומטיים מלוח המודעות לפי

  

5

קבוצות דיון ופורומים לשיתוף ידע

 

ניתן לפתוח קבוצות דיון ופורומים לשיתוף ידע בנושאים שונים עפ"י דרישה.

 

6

דואר אלקטרוני

 

ניתן לשלוח ולקבל דואר אלקטרוני בתוך בר-אילן ומחוצה לו: קישור לדף הוראות

ניתן לבצע סינכרון של הדואר עם מגוון מכשירי כף-ייד וסלולר. 

 

7

ניהול יומנים אישיים וארגוניים 

 

ניתן לנהל בנוטס יומן אישי ולרשום בו סוגים שונים של ארועים: תזכורות, פגישות, ימים לציון וכד'. ניתן לקבוע ארועים בתדירויות שונות: יומית, שבועית, חודשית, שנתית וכד'.

בנוסף, ניתן לזמן פגישות רבות משתתפים בקלות רבה, ללא צורך בתאום טלפוני מורכב ומייגע, ע"י ביצוע בדיקה של זמנים פנויים של כל המשתתפים בקליק אחד. המשתתפים יקבלו זימון לישיבה ויוכלו לאשר או לדחות אותה. במקרה של אישור, הישיבה תירשם ביומנם האישי.

ניתן לבצע סינכרון של היומן עם מגוון מכשירי כף-יד וסלולר.

 

8

ניהול משימות

 

כל משתמש יכול לנהל את משימותיו האישיות או הקבוצתיות באמצעות מערכת ניהול המשימות של לוטוס נוטס. 

 

9

ניהול חדרים ומשאבים

 

מערכת ניהול החדרים והמשאבים של לוטוס נוטס מאפשרת לשריין חדרים לישיבות ואירועים שונים, וכן לנהל משאבים כגון מחשבים ניידים, מטולי שקפים, מיקרוסקופים וכד'.

החדרים והמשאבים "מוזמנים" לישיבה בכפוף למנגנון הרשאות, ומשוריינים בזמנים הרלבנטיים. 

 

10

מעקב פניות - מערכת "הדס"

 

כל משתמש נוטס יכול לפתוח פניה לתמיכה מדף הפתיחה. הפניה נרשמת במערכת ומטופלת ע"י מחלקת התמיכה במשתמש. המערכת מאפשרת לבצע מעקבים אחר הטיפול בפניה, לתעד את אופן הטיפול וע"י כך ליצור מאגר ידע מצטבר. 

 

11

שאילתא על החתמות שעון

 

כל משתמש נוטס יוכל לראות את החתמות השעון שלו, בדומה לקיים במערכת ה-MF

 

12

יישומים ייעודיים

 

בסביבת העבודה של לוטוס נוטס קיימות מספר מערכות, שפותחו לדרישות מיוחדות של מחלקות באוניברסיטה: 

 

מעקב החלטות: פותחה עבור מבקר האוניברסיטה.

 

שיבוץ חדרים: פותחה עבור מדור מערכת שעות וחדרים, ומאפשרת שיבוץ קורסי קיץ וארועים במהלך השנה עבור קורסים של מערכת השעות, תוך סנכרון עם תפוסת החדרים.

 

ניהול אירועים: פותחה עבור מחלקות אפסנאות, יחסי ציבור,  בטחון ומחלקות נוספות הנותנות שירותים לאירועים. המערכת , מאפשרת ניהול ובקרה של תהליך הפקת אירוע מתחילתו ועד סופו, הכולל סבב אישורים של כל המחלקות הרלוונטיות.

 

מעקב מוקד טלפוני: פותחה עבור המוקד הטלפוני, ומאפשרת מעקב אחר פניות טלפוניות של מועמדים בברורים ושאלות שונות, החל מהשלב בו הוא מתעניין לגבי הלימודים באוניברסיטה ובמשך כל שנות לימודיו כסטודנט.

 

רישום ודיווח מטלות: פותחה עבור מחלקת מערכות מידע, לניהול המטלות השוטפות ולדיווח שוטף של תשומות הזמן שהושקעו בכל מטלה ע"י כל אחד מן העובדים. 

כיצד ניתן לקבל את השירות?

1

ניתן להוריד טופס בקשה מן האתר (במבנה קובץ PDF): 
http://www.biu.ac.il/Administration/forms/cc/2002-12.pdf 

2

כמו כן, ניתן לקבל טפסים אצל מנהלנית ההרשאות בבנין המחשבים (216 ) חדר 133, טל 03-5318635 שלוחה 110. 

3

יש להחתים את ראש המחלקה על הטופס ולהחזירו לכתובת המופיעה בסעיף 2 לעיל או לשלוח באמצעות הפקס למס': 03-7384062. 

לבירורים וטיפול בתקלות

ניתן לפנות למחלקת התמיכה במשתמש ע"י:

  • פתיחת פניה ע"י הכפתור "מערכת פניות הדס" מדף הפתיחה של לוטוס נוטס (אפשרות עדיפה).
  • פניה טלפונית למספר 03-5317209 / תמיכה ביישומים מינהליים.

 

תאריך עדכון אחרון: 02/12/2009

מידע/2006-332